RODO

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej: „Polityka”) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie Banieczka sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (60-324) przy ul. Krzywej 12, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS: 0000555462, NIP: 7773249490, REGON: 361397207(dalej: „Banieczka sp. z o.o.”lub „Spółka”).

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

Obszarem przetwarzania danych osobowych przez Banieczka sp. z o.o. jest każdorazowy adres prowadzenia działalności przez Banieczka sp. z o.o.

2. Polityka zawiera:

a) opis zasad ochrony danych obowiązujących w Banieczka sp. z o.o.,

b) odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).

3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Spółka jako Administrator Danych Osobowych, a w jej imieniu:

a) Zarząd Spółki, lub

b) Członek Zarządu, któremu powierzono nadzór nad obszarem ochrony danych osobowych w Spółce,

c) Zatrudniona lub współpracująca ze Spółką osoba wyznaczona przez Zarząd Spółki do zapewnienia zgodności z ochroną danych osobowych.

Za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:

a) Zarząd spółki albo osoba zatrudniona lub współpracująca ze Spółką osoba wyznaczona przez Zarząd Spółki,

b) Inspektor Ochrony Danych, jeżeli został powołany w spółce Banieczka sp. z o.o.,

c) komórka audytu wewnętrznego, jeżeli funkcjonuje w spółce Banieczka sp. z o.o.

Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:

a) Zarząd spółki Banieczka sp. z o.o.,

b) komórka organizacyjna odpowiedzialna za obszar bezpieczeństwa informacji, jeżeli funkcjonuje w spółce Banieczka sp. z o.o.,

c) wszyscy pracownicy oraz członkowie personelu Banieczka sp. z o.o.

Banieczka sp. z o.o. gromadzi i przetwarza dane w następujących celach: 

a) wykonywanie obowiązków pracodawcy w zakresie zatrudnienia pracowników (dokumentacja i przebieg zatrudnienia oraz płace pracowników);

b) wykonywanie obowiązków zleceniodawcy w zakresie zlecania wykonania usług (dokumentacja, przekazywanie danych oraz wynagrodzenia zleceniobiorców);

c) realizacja zadań oraz świadczenie usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przez Banieczka sp. z o.o.

Banieczka sp. z o.o. powinna też zapewnić zgodność postępowania jego kontrahentów z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Banieczka sp. z o.o.

4. SKRÓTY I DEFINICJE:

Polityka – oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO – oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

Dane – oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane szczególnych kategorii – oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne – oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci – oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.

Osoba – oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Podmiot przetwarzający – oznacza organizację lub osobę, której Banieczka sp. z o.o. powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).

Profilowanie – oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Eksport danych – oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

System informatyczny – rozumie się przez to zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych.

Bezpieczeństwo systemu informatycznego – wdrożenie stosownych środków administracyjnych, technicznych i fizycznych w celu zabezpieczenia zasobów technicznych oraz ochrony przed nieuprawnionym przetwarzaniem danych.

Stacja robocza – stacjonarny lub przenośny komputer wchodzący w skład Systemu informatycznego umożliwiający użytkownikom systemu dostęp do danych znajdujących się w systemie informatycznym.

IOD lub Inspektor – oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

RCPD lub Rejestr – oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

ADO lub Administrator Danych Osobowych – oznacza podmiot określony w punkcie 3 niniejszej Polityki.

ABI lub Administrator Bezpieczeństwa Informacji – osoba, która dba o należyte zabezpieczenie danych osobowych oraz o kompleksowe zapewnianie u Administratora Danych Osobowych przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Administratora Bezpieczeństwa Informacji powołuje Administrator Danych Osobowych.

Banieczka sp. z o.o. –Banieczka sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (60-324) przy ul. Krzywej 12, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS: 0000555462, NIP: 7773249490, REGON: 361397207.

5. CEL I ZAKRES POLITYKI, ŚRODKI OCHRONY DANYCH

5.1 Banieczka sp. z o.o. przetwarza przede wszystkim dane osobowe pracowników oraz osób współpracujących z Banieczka sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych. Banieczka sp. z o.o., w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, przetwarza także dane osobowe kontrahentów biznesowych. Wykaz poszczególnych zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania danych w Banieczka sp. z o.o. stanowi Załącznik nr 1 do Polityki.

5.2 Dane osobowe we wskazanych powyżej zbiorach danych są przetwarzane i składowane zarówno w postaci dokumentacji tradycyjnej, jak i elektronicznej.

5.3 Dane osobowe przetwarzane w systemach informatycznych przechowywane są na serwerach zlokalizowanych w siedzibie Spółki albo w siedzibie podmiotu obsługującego Spółkę w zakresie IT.

5.4 W odniesieniu do danych osobowych pracowników i współpracowników Banieczka sp. z o.o.ich przetwarzanie może być prowadzone – na podstawie odrębnej umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych – z wykorzystaniem oprogramowania będącego w dyspozycji wyspecjalizowanej firmy, która na zlecenie Banieczka sp. z o.o. prowadzi obsługę rachunkowo-księgową Banieczka sp. z o.o.

5.5 Podstawowym sposobem zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemie informatycznym i dostępu do nich jest system definiowania loginów i haseł osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Są to zabezpieczenia programowe (logiczne) wmontowane w eksploatowane systemy uniemożliwiające dostęp do systemu osobom nieupoważnionym.

5.6 Podstawowym sposobem zabezpieczenia danych przetwarzanych w formie tradycyjnej, tj. na papierowych nośnikach danych, w tym dokumentacji pracowniczej, jest ograniczenie dostępu do niej za pomocą elementów zabezpieczeń fizycznych (ograniczenie dostępu do pomieszczeń i szaf lub innego wyposażenia biurowego, w których przechowywane są te dokumenty) oraz organizacyjnych (nadawanie, weryfikowanie i kontrolowanie dostępu do tych danych przez upoważnionych pracowników).

5.7 Zalogowanie się do systemu informatycznego wymaga podania hasła. Każdy pracownik samodzielnie ustala i zmienia hasło systemowe.Hasła systemowe powinny być zmieniane nie rzadziej, niż co 360 dni.

5.8 Na każdym komputerze pracującym w systemie, który posiada dostęp do Internetu, jest zainstalowany odpowiedni program antywirusowy.

5.9 Wydruki zawierające dane osobowe powinny znajdować się w miejscu, które uniemożliwia dostęp osobom postronnym.

5.10 Przed rozpoczęciem pracy każdy ma obowiązek sprawdzić, czy stan urządzenia (komputer lub pomieszczenia i urządzenia do przechowywania danych na papierowych nośnikach) nie wskazuje na naruszenie lub próbę naruszenia danych osobowych.Zakończenie pracy następuje po wylogowaniu się z systemu informatycznego. W przypadku wykrycia korzystania z danych przez osoby nieuprawnione lub naruszenia zabezpieczeń dostępu do systemu informatycznego, każdy kto stwierdził powyższe naruszenie, winien o tym powiadomić niezwłocznie ADO.Wzór Rejestru Naruszeń Ochrony Danych w Spółce stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki.

5.11 Urządzenia, dyski lub inne elektroniczne nośniki informacji, zawierające dane, przeznaczone do:

a) likwidacji – pozbawia się wcześniej zapisu tych danych, a w przypadku, gdy nie jest to możliwe, uszkadza się w sposób uniemożliwiający ich odczytanie,

b) przekazania podmiotowi nieuprawnionemu do przetwarzania danych – pozbawia się wcześniej zapisu tych danych, w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie,

c) naprawy – pozbawia się wcześniej zapisu tych danych w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie, albo naprawia się je pod nadzorem osoby upoważnionej przez ADO lub w inny sposób gwarantujący zachowanie poufności tych danych.

5.12 Wydruki zawierające dane po ich wykorzystaniu są niszczone w sposób uniemożliwiający odczytanie znajdujących się na nich danych.

5.13 Politykę stosuje się przede wszystkim do:

a) wszystkich informacji dotyczących danych pracowników Banieczka sp. z o.o. oraz osób współpracujących z Banieczka sp. z o.o. na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym danych i treści zawieranych umów;

b) wszystkich danych kandydatów do pracy zbieranych na etapie rekrutacji w zakresie dopuszczonym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa;

c) wszystkich informacji dotyczących danych kontrahentów biznesowych;

d) informacji dotyczących zabezpieczenia danych, w tym w szczególności nazw kont i haseł w systemach przetwarzania danych;

e) rejestru osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych;

f) innych dokumentów zawierających dane.

5.14. Zakres ochrony danych określony w Polityce ma zastosowanie do systemów informatycznych Banieczka sp. z o.o., w których są przetwarzane dane, a w szczególności do:

a) wszystkich istniejących, wdrażanych obecnie lub w przyszłości systemów informatycznych oraz papierowych, w których przetwarzane są dane podlegające ochronie;

b) wszystkich lokalizacji – pomieszczeń, w których są lub będą przetwarzane informacje podlegające ochronie;

c) wszystkich osób świadczących pracę bądź usługi cywilnoprawne na rzecz ADO, które uzyskały upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

5.15. Do stosowania zasad określonych w Polityce zobowiązane są wszystkie osoby wyznaczone i upoważnione przez ADO do przetwarzania danych, przeszkolone w zakresie ochrony danych, w tym w szczególności pracownicy Banieczka sp. z o.o., zleceniobiorcy, stażyści oraz wszelkie inne osoby mające dostęp do danych podlegających ochronie („Osoby Upoważnione”).

5.16. Administrator Danych Osobowych może wyznaczyć Administratora Bezpieczeństwa Informacji do realizacji obowiązków ADO. Administrator Danych Osobowych wyznacza IOD w przypadkach, w których RODO wprowadza taki obowiązek, lub w sytuacji, gdy sam uzna to za konieczne.

 

6. UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH

6.1 Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie. Upoważnienia wydawane są indywidualnie przez Administratora Danych Osobowych.

6.2 Upoważnienia są wydawane indywidualnie przed rozpoczęciem przetwarzania danych przez ADO. W celu otrzymania przez Osoby Upoważnione upoważnienia do przetwarzania danych, należy dostarczyć do ADO podpisane oświadczenie upoważnienia, na podstawie którego ADO upoważnia Osoby Upoważnione do przetwarzania danych i wydaje upoważnienie do przetwarzania danych sporządzane wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Polityki. Upoważnienia, o których mowa powyżej przechowywane są w biurze Banieczka sp. z o.o.

6.3 Upoważnienie może być w każdym czasie odwołane przez ADO. Oświadczenie o odwołaniu upoważnienia do przetwarzania danych powinno być sporządzone na piśmie. Upoważnienie do przetwarzania danych wygasa z chwilą ustania przesłanki będącej podstawą wydania upoważnienia, w tym w szczególności wygaśnięcia stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej łączącej z ADO.

6.4 Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych w Banieczka sp. z o.o. jest prowadzona przez ADO zgodnie ze wzorem formularza stanowiącym Załącznik nr 4 do Polityki.

 

7. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W Banieczka sp. z o.o.– ZASADY OGÓLNE

7.1. Filary ochrony danych osobowych w Banieczka sp. z o.o.:

a) Legalność –Banieczka sp. z o.o. dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.

b) Bezpieczeństwo – Banieczka sp. z o.o. zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie.

c) Prawa jednostki – Banieczka sp. z o.o. umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.

d) Rozliczalność – Banieczka sp. z o.o. dokumentuje sposób wypełniania obowiązków wymaganych prawem, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

7.2. Zasady ochrony danych

Banieczka sp. z o.o. przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

7.3. System ochrony danych

System ochrony danych osobowych w Banieczka sp. z o.o. składa się z następujących elementów:

a) Inwentaryzacja danych. Banieczka sp. z o.o. dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Banieczka sp. z o.o. klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja).

b) Rejestr. Banieczka sp. z o.o. opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Banieczka sp. z o.o.(„Rejestr”). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Banieczka sp. z o.o.

c) Podstawy prawne. Banieczka sp. z o.o. zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:

d)  Obsługa praw jednostki. Banieczka sp. z o.o. spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

e) Bezpieczeństwo. Banieczka sp. z o.o. zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

f) Przetwarzający. Banieczka sp. z o.o. posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Banieczka sp. z o.o., wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.

g) Eksport danych. Banieczka sp. z o.o. dokonuje weryfikacji, czy nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.

h) Privacy by design. Banieczka sp. z o.o. zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Banieczka sp. z o.o. uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

i) Przetwarzanie transgraniczne. Banieczka sp. z o.o. weryfikuje czy i kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.

8. INWENTARYZACJA

8.1. Dane szczególnych kategorii i dane karne

Banieczka sp. z o.o. identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii lub dane karne, oraz zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii lub danych karnych Banieczka sp. z o.o. postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie w RODO.

8.2. Dane niezidentyfikowane

Banieczka sp. z o.o. identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane, i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

8.3. Profilowanie

Banieczka sp. z o.o. identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych, i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji Banieczka sp. z o.o. postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

8.4. Współadministrowanie

Banieczka sp. z o.o. identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

9. REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH

9.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych, czyli zasady rozliczalności.

9.2. Banieczka sp. z o.o.w granicach wymaganych przepisami prawa prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane.

9.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Banieczka sp. z o.o. rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.

9.4. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Banieczka sp. z o.o. uznało za odrębną dla potrzeb Rejestru, Banieczka sp. z o.o. odnotowuje co najmniej: 

a) nazwę czynności, 

b) cel przetwarzania, 

c) opis kategorii osób,

d) opis kategorii danych, 

e) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Banieczka sp. z o.o. jeśli podstawą jest uzasadniony interes, 

f) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), 

g) informację o przekazaniu poza EU/EOG; 

h) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.

9.5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 5 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”.

10. PODSTAWY PRZETWARZANIA

10.1. Banieczka sp. z o.o. dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.

10.2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne / władza publiczna, uzasadniony cel Banieczka sp. z o.o.), Banieczka sp. z o.o. dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne.

11. SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH

11.1. Banieczka sp. z o.o. dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.

11.2. Banieczka sp. z o.o. ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Banieczka sp. z o.o. albo w wiadomościach e-mail wysyłanych ze Spółki informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Banieczka sp. z o.o., w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Banieczka sp. z o.o.  w tym celu.

11.3. Banieczka sp. z o.o. dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.

11.4. Banieczka sp. z o.o. wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

11.5. W celu realizacji praw jednostki Banieczka sp. z o.o. zapewnia mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Banieczka sp. z o.o. zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,

11.6. Banieczka sp. z o.o. dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

12. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE

12.1. Banieczka sp. z o.o. określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.

12.2. Banieczka sp. z o.o. informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

12.3. Banieczka sp. z o.o. informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.

12.4. Banieczka sp. z o.o. określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).

12.5. Banieczka sp. z o.o. informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

12.6. Banieczka sp. z o.o. informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

12.7. Banieczka sp. z o.o. informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).

12.8. Banieczka sp. z o.o. informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

12.9. Banieczka sp. z o.o. bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

13. ŻĄDANIA OSÓB

13.1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Banieczka sp. z o.o.  wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), Banieczka sp. z o.o. może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.

13.2. Nieprzetwarzanie.Banieczka sp. z o.o. informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

13.3. Odmowa.Banieczka sp. z o.o. informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

13.4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Banieczka sp. z o.o.  informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych.

13.5. Kopie danych. Na żądanie Banieczka sp. z o.o. wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Banieczka sp. z o.o. wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.

13.6. Sprostowanie danych. Banieczka sp. z o.o. dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Banieczka sp. z o.o. ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Banieczka sp. z o.o. informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

13.7. Uzupełnienie danych. Banieczka sp. z o.o. uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Banieczka sp. z o.o. ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Banieczka sp. z o.o. nie musi przetwarzać danych, które są Banieczka sp. z o.o. zbędne). Banieczka sp. z o.o. może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Banieczka sp. z o.o. procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

13.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby Banieczka sp. z o.o. usuwa dane, gdy:

a) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,

b) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,

c) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,

d) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,

e) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,

f) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).

Banieczka sp. z o.o. określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Banieczka sp. z o.o.,Banieczka sp. z o.o. podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

W przypadku usunięcia danych Banieczka sp. z o.o. informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

13.9. Ograniczenie przetwarzania. Banieczka sp. z o.o. dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,

b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,

c) Banieczka sp. z o.o. nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Banieczka sp. z o.o. zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania Banieczka sp. z o.o. przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

Banieczka sp. z o.o. informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Banieczka sp. z o.o. informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

13.10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Banieczka sp. z o.o. wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Banieczka sp. z o.o. przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Banieczka sp. z o.o.

13.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Banieczka sp. z o.o. w oparciu o uzasadniony interes Banieczka sp. z o.o. lub o powierzone Banieczka sp. z o.o. zadanie w interesie publicznym, Banieczka sp. z o.o. uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Banieczka sp. z o.o. ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

13.12. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli Banieczka sp. z o.o. prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Banieczka sp. z o.o. uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.

13.13. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Banieczka sp. z o.o. na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Banieczka sp. z o.o. uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

13.14. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Banieczka sp. z o.o. przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Banieczka sp. z o.o. zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Banieczka sp. z o.o. , chyba że taka automatyczna decyzja:

a) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Banieczka sp. z o.o., lub 

b) jest wprost dozwolona przepisami prawa, lub 

c) opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej osoby.

14. MINIMALIZACJA

Banieczka sp. z o.o. dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: a) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania),

b) dostępu do danych,

c) czasu przechowywania danych.

14.1. Minimalizacja zakresu

Banieczka sp. z o.o. zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.

Banieczka sp. z o.o. dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

14.2. Minimalizacja dostępu

Banieczka sp. z o.o. stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

Banieczka sp. z o.o. stosuje kontrolę dostępu fizycznego.

Banieczka sp. z o.o. dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

Banieczka sp. z o.o. dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.

14.3. Minimalizacja czasu

Banieczka sp. z o.o. wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Banieczka sp. z o.o., w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.

Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów Banieczka sp. z o.o., jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Banieczka sp. z o.o. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

15. BEZPIECZEŃSTWO

Banieczka sp. z o.o. zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Banieczka sp. z o.o.

15.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa

Banieczka sp. z o.o. przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

a) Banieczka sp. z o.o. zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych;

b) Banieczka sp. z o.o. kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają;

c) Banieczka sp. z o.o. przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Banieczka sp. z o.o. analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia;

d) Banieczka sp. z o.o. ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania.

15.2. Oceny skutków dla ochrony danych

Banieczka sp. z o.o. dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.

15.3. Środki bezpieczeństwa

Banieczka sp. z o.o. stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.

Środki bezpieczeństwa danych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Banieczka sp. z o.o.

15.4. Zgłaszanie naruszeń

Banieczka sp. z o.o. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

16. PRZETWARZAJĄCY

Banieczka sp. z o.o. posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Banieczka sp. z o.o. opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Banieczka sp. z o.o.

Banieczka sp. z o.o. przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 6 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.

Banieczka sp. z o.o. rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z powierzenia danych osobowych.

17. EKSPORT DANYCH

Banieczka sp. z o.o. rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Banieczka sp. z o.o. okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

18. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Banieczka sp. z o.o. zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych oraz minimalizacji ich przetwarzania.

W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Banieczka sp. z o.o. odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

19. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

19.1. Administrator Danych ma obowiązek zapoznać z treścią Polityki każdą osobę działającą na rzecz Banieczka sp. z o.o.

19.2. Wszyscy pracownicy i współpracownicy Banieczka sp. z o.o. mają obowiązek przestrzegać postanowień zawartych w niniejszej Polityce bezpieczeństwa i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym.

19.3. Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych, każda Osoba Upoważniona zobowiązana jest do zapoznania się z przepisami dotyczącymi ochrony danych, w tym z niniejszą Polityką. Fakt zapoznania się zostaje potwierdzony osobiście podpisanym oświadczeniem. Oświadczenie podlega włączeniu do akt pracownika lub dokumentów związanych z inna podstawą świadczenia usług w Banieczka sp. z o.o.

19.4. Pracownicy oraz współpracownicy(Osoby Upoważnione) zobowiązani są dbać o bezpieczeństwo powierzonych im do przetwarzania, archiwizowania lub przechowywania danych zgodnie z obowiązującą Polityką, w tym między innymi:

a) chronić dane przed dostępem osób nieupoważnionych,

b) chronić dane przed przypadkowym zniszczeniem, utratą lub modyfikacją,

c) chronić wszelkie nośniki zawierające dane, w szczególności nośniki magnetyczne, optyczne, nośniki pamięci półprzewodnikowej oraz wszelkiego rodzaju druki i wydruki, przed dostępem osób nieupoważnionych oraz przed przypadkowym zniszczeniem,

d) utrzymywać w tajemnicy hasła, częstotliwość ich zmiany oraz szczegóły technologiczne, także po ustaniu zatrudnienia w Banieczka sp. z o.o.

19.5. Zabrania się Osobom Upoważnionym:

a) ujawniać dane, w tym dane zawarte w obsługiwanych systemach informatycznych,

b) kopiować bazy danych lub ich części bez wyraźnego upoważnienia,

c) przetwarzać dane w sposób inny, niż wynikający z obowiązujących przepisów prawa.

19.6. Przypadki nieuzasadnionego zaniechania obowiązków wynikających z niniejszej Polityki mogą być potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych lub rażące nienależyte wykonanie zobowiązania.

19.7. Wszystkie regulacje dotyczące systemów informatycznych, określone w Polityce dotyczą również przetwarzania danych w bazach prowadzonych w jakiejkolwiek innej formie.

19.8. ADO jest uprawniony na podstawie niniejszej Polityki do wprowadzenia i wdrożenia w przedsiębiorstwie Spółki instrukcji zarządzania systemem informatycznym, służącym do przetwarzania danych osobowych.

19.9. W sprawach nieuregulowanych w Polityce mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa, w tym RODO.

19.10. Niniejsza Polityka została zatwierdzona przez ADO oraz wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 r.